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Reglamento del SIDOVIH

Reglamento del SIDOVIH


 

RESOLUCIÓN DGI-160-2003

 

MINISTERIO DE HACIENDA, DIRECCIÓN GENERAL DE INFORMÁTICA, San José a las 13 horas del 14 noviembre de 2003.

 

En el uso de las facultades y atribuciones que le competen a la Directora General de Informática se dicta este acto administrativo para efecto que conste por escrito el Reglamento para el Usuario del Sistema de Documentación Virtual Hacendario (SIDOVIH) de la Dirección General de Informática.

CONSIDERANDOS

 

1- Que el Sistema de Documentación Virtual Hacendario –SIDOVIH- como dependencia de la Dirección General de Informática del Ministerio de Hacienda, y que tiene como principal objetivo proveer recursos y servicios informativos mediante la centralización y difusión de la información en materia hacendaria, requiere contar con una normativa que regule su debido funcionamiento.

2- Que dicho Manual tiene como fin fundamental ser una guía para la administración en su responsabilidad de establecer, mantener y actualizar los servicios informativos del Ministerio de Hacienda, tomando en cuenta las funciones del personal profesional, regulación de los préstamos bibliográficos, obligaciones de los usuarios, prohibiciones, control de los documentos y los servicios que se prestan.

3- Que en conjunto con la Dirección General, programe, dirija, controle y ejecute las actividades de acuerdo a sus funciones a fin de alcanzar los objetivos de la misma.

4- Que se deben definir las políticas y normas que regulen las relaciones con los usuarios del SIDOVIH.

5- Que existe la responsabilidad por el adecuado empleo y mantenimiento de los equipos informáticos, mobiliarios y documentos bibliográficos que han sido asignados a dicho Centro para atender las actividades y funciones encomendadas.

6- Que la atención de los proyectos a nivel tecnológico y de servicios del Ministerio de Hacienda es de gran relevancia para el Ministerio, por ende del Estado y demanda su debida coordinación y atención.

 
POR TANTO
La Directora General de Informática del Ministerio de Hacienda en el uso de las facultades y atribuciones de su competencia
 
RESUELVE
Lo siguiente:
 
Reglamento para el uso del Sistema de Documentación Virtual Hacendario (SIDOVIH).

CAPITULO PRIMERO
DISPOSICIONES GENERALES

 

Artículo 1º: El Sistema de Documentación Virtual Hacendario, en adelante denominado "SIDOVIH", es una dependencia del Ministerio de Hacienda que tiene como fin brindar servicios informativos, además de normar convenientemente el funcionamiento técnico y administrativo del Centro y salvaguardar la producción intelectual. En atención a estas necesidades se establece el presente Reglamento para el Funcionamiento de los servicios del SIDOVIH.

Artículo 2º: El SIDOVIH pondrá a disposición de los funcionarios del Ministerio de Hacienda una serie de servicios disponibles en sus instalaciones y desde su sitio web para la consulta documental bibliográfica, disponible desde sus diferentes formatos según la estructura jerárquica vigente, cuya actividad estará orientada a satisfacer las necesidades informativas de sus usuarios.

Artículo 3º: Para efectos de este Reglamento se entenderá por:

a- Usuario: Toda persona que haga uso de los servicios que brinda el SIDOVIH.
b- Prestatario: Serán prestatarios del SIDOVIH todos los funcionarios y pensionados del Ministerio de Hacienda y usuarios de otras unidades de información por medio de convenios interbibliotecarios. Asimismo estudiantes de primaria, secundaria, universitarios, investigadores y otros, quienes podrán hacer uso de los materiales en préstamo a sala, debidamente identificados.
c- Préstamo a sala: El préstamo de material dentro de la sala del SIDOVIH.
d- Préstamo a domicilio: El préstamo de material que puede ser usado fuera de las instalaciones del SIDOVIH.

Artículo 4º: El SIDOVIH prestará sus servicios directamente en sus instalaciones con el horario: de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 6:00 p.m. Este horario podrá ser modificado por cualquier otro que se considere más conveniente.

Artículo 5º: En el presente reglamento, se establecen como usuarios del los servicios del SIDOVIH:

a. Los funcionarios del Ministerio de Hacienda, incluyendo aquellos bajo condición de funcionarios ocasionales y de contrataciones externas.
b. Consultores externos del Ministerio de Hacienda, previa autorización de la jefatura de esta dependencia.
c. Pensionados (as) del Ministerio de Hacienda.
d. La ciudadanía en general, cuando las posibilidades lo permitan y sin participar del préstamo a domicilio.
e. Otras unidades de información, por medio de convenios de préstamos interbibliotecarios.

CAPITULO SEGUNDO
FUNCIONES DE LOS BIBLIOTECARIOS DEL SIDOVIH

 

Artículo 6º: La DIRECCION GENERAL DE INFORMATICA DEL MINISTERIO DE HACIENDA –DGI- designará el personal profesional conveniente que brinde los servicios en el SIDOVIH, en adelante denominado Bibliotecóloga (o), quienes tendrán a su cargo el cuidado y la atención de los servicios del Centro.

Serán obligaciones de la(os) Bibliotecóloga(o), las siguientes:

a. Velar por el cumplimiento de lo establecido en este reglamento.

b. Atender con eficiencia, cortesía y prontitud a los usuarios del Ministerio.

c. Planificar, organizar, coordinar, ejecutar, evaluar y supervisar servicios y funciones entre el personal interno y externo del Ministerio de Hacienda.

d. Coordinar los proyectos del SIDOVIH con la Dirección General y otras Direcciones del Ministerio con el fin de brindar cada vez más y mejores servicios.

e. Elaboración de guías y manuales de uso del sistema, boletines de nuevas adquisiciones.

f. Brindar las directrices necesarias para las capacitaciones de los usuarios.

g. Coordinar ante las autoridades respectivas la consecución de nuevas tecnologías que se puedan aplicar y servir en el desarrollo del SIDOVIH.

h. Investigar a través de proyectos, estudios, servicios, asesorías, capacitación y análisis en el campo de la bibliotecología.

i. Rescatar y salvaguardar la producción intelectual del Ministerio de Hacienda, mediante la constante coordinación, y conocimiento constante de las funciones y proyectos del Ministerio para la localización de los documentos, y la comunicación con los funcionarios y otros usuarios del SIDOVIH.

j. Establecer convenios con otras instituciones afines con el fin de que se dé el Préstamo interbibliotecario, canje y donación de documentos, etc.

k. Velar para que se den los medios adecuados de planta física, equipos, y tecnología, con el fin de que el personal siempre tenga las condiciones óptimas en el uso del SIDOVIH.

l. Fomentar la Educación de usuarios en el uso del sistema automatizado del SIDOVIH, mediante la capacitación directa, visitas a lugares de trabajo, y divulgación del mismo a través del sitio web, guías y otros medios de mercadeo.

m. Mantenimiento y actualización del sistema de información propio del SIDOVIH para lograr un óptimo funcionamiento del sitio web a través de la coordinación y elaboración de las directrices a la Empresa Consultora acorde a las nuevas tendencias y servicios internacionales.

n. Seleccionar y adquirir materiales bibliográficos, mediante la coordinación de los funcionarios del Ministerio y de acuerdo a las solicitudes de información y conocimientos profesionales del bibliotecario, se lleva a cabo la selección y adquisición de estos materiales.

o. Presentar informes de las principales actividades y logros del SIDOVIH y que sean solicitados por la Dirección de la División a la cual pertenece.

p. Divulgar periódicamente a través de los diversos medios de comunicación institucionales el material existente y las nuevas adquisiciones.

q. Preparar el anteproyecto de Presupuesto Anual del SIDOVIH.

CAPITULO TERCERO
PLAZOS DE PRESTAMO A DOMICILIO Y RENOVACIONES DE PRESTAMO

 

Artículo 7º: El plazo límite del préstamo del material bibliográfico, se establece de la siguiente manera, siempre sujeto al criterio del Bibliotecólogo para variar estos plazos en cada caso individual de acuerdo con la existencia y la demanda del mismo.

a. Préstamo a domicilio para funcionarios del Ministerio por un plazo de 8 días naturales.
b. Préstamo a domicilio para público en general a través de convenios interbibliotecarios por 15 días naturales.
c. Público en general, participan únicamente en la modalidad de préstamo en sala.

Artículo 8º: Las renovaciones o ampliaciones en los plazos de préstamo, se otorgarán según el criterio del especialista de la información a cargo de este servicio.
El trámite de renovación lo debe hacer el prestatario antes o a la fecha de vencer el plazo de devolución y queda sujeto a que otro lector haya solicitado la misma obra, con anterioridad a la fecha de su vencimiento.

CAPITULO CUARTO
OBLIGACIONES DE LOS USUARIOS Y PRESTATARIOS

 

Artículo 9º: Las siguientes serán obligaciones de los usuarios y prestatarios:

a. Presentar la debida identificación al solicitar el uso del servicio de Biblioteca (carné de identificación como funcionario del Ministerio, cédula de identidad; pasaporte; carné de estudiante).

b. Dar buen uso en el cuido del material bibliográfico que se presta para la consulta.

c- Mantener las normas elementales de respeto y convivencia con las personas que también utilizan los servicios.

CAPITULO QUINTO
PROHIBICIONES DE LOS USUARIOS Y PRESTATARIOS

 

Artículo 10º: Es completamente prohibido a usuarios y prestatarios:

a. Ceder a terceros, las obras que les facilite la Biblioteca en calidad de préstamo a domicilio.

b. Fumar en la sala de lectura de la Biblioteca, así como hacer ruidos o cometer actos que molesten o distraigan a los demás usuarios.

c. Mutilar o estropear el material dado en préstamo.

d. Coger el documento de los estantes sin haberlo solicitado anteriormente a la persona encargada del SIDOVIH.

CAPITULO SEXTO
DEL CONTROL DEL MATERIAL Y LA REALIZACION DE INVENTARIOS

 

Artículo 11º: Todo el material bibliográfico, audiovisual y multimedia, propiedad del SIDOVIH deberá ser registrado, clasificado, catalogado, analizado, y almacenado según el procedimiento establecido.

Artículo 12º: Es deber del especialista de la información aplicar inventarios periódicamente sobre el acervo bibliográfico impreso, audiovisual y multimedia del SIDOVIH a través de su base de datos y la verificación de su existencia actual.

Se emitirá un informe a la Dirección General, en el cual se detallen la cantidad de materiales en estante, los extraviados, descartados, o en préstamo al momento de la ejecución del inventario.

CAPITULO SETIMO
REPRODUCCION Y DIGITALIZACION DE MATERIALES

 
Artículo 13º: La reproducción y digitalización de materiales bibliográficos y audiovisuales, se hará en estricto apego a la Ley de protección de derechos de autor de Costa Rica.

CAPITULO OCTAVO
SANCIONES Y COBROS POR CONCEPTO DE MATERIALES DE LA BIBLIOTECA RETENIDOS O REPORTADOS COMO EXTRAVIADOS POR PARTE DE LOS USUARIOS

 

Artículo 14º: El prestatario está obligado a devolver el material consultado en buen estado y dentro del plazo establecido en la boleta que se adjunta en el documento y/o sistema automatizado de préstamo. Caso contrario, se hará acreedor de las siguientes sanciones:

a. Por pérdida o deterioro del material, el usuario deberá reponer la obra a entera satisfacción del coordinador del SIDOVIH.

b. Por atraso en la devolución de las obras consultadas o retención del material, sin justificación al respecto y sin solicitud expresa de renovación en la ampliación del plazo de devolución.

b.1 La primera vez el usuario prestatario visualizará una alerta desde el sistema automatizado, en el cual se le recordará su demora en la entrega del material a su nombre y el cual deberá ser devuelto a un corto plazo.

b.2 Si en un corto plazo el usuario no ejecuta la devolución del material, se procederá con el envío de un correo electrónico o llamada telefónica solicitando su devolución.

b.3 Si el funcionario lo denuncia como perdido, se le dará un corto tiempo a convenir para que el documento sea sustituido por otro igual. Para establecer el precio del material pedido se utilizará el precio real del material en el mercado, en caso que éste ya no esté a la venta, se considerará uno con contenidos similares y que a criterio del Bibliotecólogo coordinador, sustituya el que debe ser pagado por el usuario.

b 4. En caso de que no sea devuelto, se gestionará su devolución ante las autoridades a la cual pertenece el funcionario.

b 5. Si la devolución no se efectúa, el valor de los documentos perdidos se notificará a la Unidad de Recursos Humanos del Ministerio y ellos se encargarán de hacer los procedimientos correspondientes de cobro.

c. En tanto un usuario no devuelva el documento cuyo préstamo esté vencido, no se le hará otro préstamo adicional hasta que se solucione el pendiente.

d. Los funcionarios que dejen de laborar con el Ministerio, deberán devolver al SIDOVIH aquellos documentos que se les haya dado en calidad de préstamo.

CAPITULO NOVENO
PRESTAMO INTERBIBLIOTECARIO

OBJETIVO: Regular y promover el servicio de préstamo interbibliotecario, con la finalidad de apoyar las labores de investigación y consulta bibliográfica del Ministerio con instituciones que contengan información común a nuestras necesidades informativas.

Artículo 15º:- El servicio de préstamo interbibliotecario es el medio por el cual el acervo bibliográfico de una Unidad de información es accesible a otra y por medio del cual se establecen convenios recíprocos para llevar al cabo este servicio.

Artículo 16º:- Son sujetos de préstamo interbibliotecario toda biblioteca o Centro de información afines que impliquen la investigación o la consulta de documentos bibliográficos y que acepten las condiciones establecidas en este reglamento.

Artículo 17º.- El préstamo interbibliotecario es una transacción institucional, motivo por el cual los usuarios del préstamo deben cumplir con las condiciones establecidas, independientemente de los cambios que se observen en su personal.

Artículo 18°.- El préstamo interbibliotecario es un servicio más que se brinda a los usuarios, y estará al servicio de las instituciones que lo soliciten de una manera recíproca entre ambas partes.

Artículo 19°:- Las herramientas a utilizar en este servicio, como el convenio y el formulario de solicitud, estará disponible desde nuestro sitio web en internet, para facilidad de las instituciones y usuarios que hagan las solicitudes respectivas.

Artículo 20º:- Las solicitudes de préstamo interbibliotecario deberán limitarse a materiales que tiene solamente uso ocasional en el SIDOVIH y que pueden obtenerse sin perjuicio de los usuarios del Ministerio.

Artículo 21º.- El SIDOVIH se reserva el derecho de negar el préstamo interbibliotecario de documentos o colecciones especiales o de referencia que estime conveniente por sus características particulares.

Artículo 22º.- En caso de que el material solicitado se refiera a lo señalado en el artículo anterior, el SIDOVIH podrá ofrecer, siempre y cuando el estado físico del mismo lo permita, el fotocopiado de la (s) parte original, siempre respetando los derechos de autor.

Artículo 23º:- La Institución que solicita el material asume la responsabilidad de mantener y cuidar el estado en que se encuentran los documentos solicitados, siendo responsables de los gastos de reparación o reposición del material perjudicado, conforme a la exigencia del SIDOVIH, a satisfacción de ambas partes en los casos de deterioro o pérdida total.

Artículo 24º:- Una vez vencido el plazo señalado, el usuario podrá solicitar una renovación del servicio, hasta por una ocasión y por siete días naturales a partir de la renovación; siempre y cuando el material prestado no haya sido solicitado por los usuarios de la biblioteca.

Artículo 25º:- Podrá suspenderse el servicio interbibliotecario en caso de que se incurra en las siguientes anomalías:

a) Cuando la Institución solicitante no devuelve el documento (s) en el tiempo establecido de préstamo y se incurre en la misma falta en varias ocasiones.
b) Cuando la Institución solicitante se niegue a cubrir los costos de material deteriorado o perdido.
c) Cuando la Institución solicitante se niegue a atender las solicitudes de préstamo en términos de estricta reciprocidad.

Artículo 26°:- El convenio de Préstamo Interbibliotecario permanecerá vigente por ambas Instituciones que realizaron el convenio siempre y cuando no se incurra en ninguna falta que indica el artículo 25.

CAPITULO DECIMO
DISPOSICION TRANSITORIA

 
Artículo 27°:- Este Reglamento regirá a partir de su aprobación por parte de la Dirección General de Informática del Ministerio de Hacienda y las autoridades pertinentes.
 

ALICIA AVENDAÑO RIVERA - Directora General de Informática.

 

CC. Sistema de Documentación Virtual Hacendario.
Expediente.

 

 

Legislación
  • Decreto 41615-MEIC-H-Reglamento de canasta básica tributaria. En la Gaceta N°54 -18 Marzo 2019... Ver Detalle...
  • Resolución DGT-R-008-2019.Obligación de Suministrar la Información. En La Gaceta N°54 -18 Marzo 2019... Ver Detalle...
  • Resolución DGA-DGT-041-2018-Procedimiento Especial y Temporal para la importación de vehículos eléctricos amparados a la Ley N° 9518. En la Gaceta N°50 -12 Marzo 2019... Ver Detalle...
  • Ley 9642-Reforma Código de Normas y Procedimientos Tributarios. En La Gaceta N°47 -7 Marzo 2019... Ver Detalle...
  • Resolución-AC-DN-2892-2019-Funciones-Gerencia de aduanas. En la Gaceta N°43 -1 Marzo 2019... Ver Detalle...
  • Decreto 41570-H-C-Autorizase al Museo Histórico Cultural Juan Santamaría y al Consejo Nacional de Política Pública...En La Gaceta N°42 -28 Febrero 2019... Ver Detalle...
  • Resolución DGH-004-2019-Conceder autorización genérica a favor del ILANUD... Ver Detalle...
  • Resolución DGT-R-004-2019-Se modifica el artículo 10º de la resolución Nº DGT-R-48-2016. En La Gaceta N°36 -20 febrero 2019... Ver Detalle...
  • Decreto 41564-MIDEPLAN-H-Reglamento del título III de la Ley fortalecimiento de las finanzas públicas, Ley N° 9635 del 3 de diciembre de 2018, referente a empleo público. En La Gaceta N°34 -18 Febrero 2019... Ver Detalle...
  • Decreto 41515-H-Procedimiento para el trámite de solicitudes de dación en pago de bienes muebles e inmuebles para la cancelación de deudas tributarias en el Ministerio de Hacienda. En la Gaceta N°34 -18 Febrero 2019... Ver Detalle...