Ministerio de Hacienda - República de Costa Rica
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Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales (RTBF)

Dirección de Servicio al Contribuyente

Actualizado a 2020 

 NUEVO

1. Objetivo

Cumplir con los estándares y recomendaciones internacionales (OCDE-GAFI) en materia de transparencia tributaria y financiera, en aras de transparentar al beneficiario final de los diversos vehículos jurídicos, permitiendo así contar con información actual, relevante y oportuna para la lucha contra: la evasión, el fraude fiscal, la legitimación de capitales y el financiamiento al terrorismo, entre otros delitos conexos.

Para garantizar el cumplimiento de lo expuesto, se promulgó la Ley N° 9416 Ley para Mejorar la Lucha contra el Fraude Fiscal y su reglamento Decreto N° 41040-H, estableciendo en Costa Rica un registro de accionistas y beneficiarios finales digitalizado, que incluye a cuatro sujetos obligados: Personas Jurídicas, Fideicomisos, Administradores de Recursos de Terceros y Organizaciones sin Fines de Lucro. En dicho registro se debe identificar a los beneficiarios finales, para lo cual se construyó la herramienta Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales (en adelante RTBF), la cual se encuentra disponible en la plataforma web Central Directo del Banco Central de Costa Rica. 

A través de la Resolución Conjunta de Alcance General Nº DGT-ICD-R-06-2020, publicada en La Gaceta N° 65 del Lunes 30 de marzo del 2020y en concordancia con la N° DGT-ICD-R-19-2020, publicada en La Gaceta N° 201 del Jueves 13 de agosto del 2020, se establecen las pautas a seguir por parte de los sujetos obligados (declarantes) a brindar el suministro de la información, quedando derogada la Resolución General N° DGT-ICD-R-14-2019 y su reforma N° DGT-ICD-R-74-2019.

Aún y cuando la ley dispone quiénes tienen la obligación de declarar en el sistema informático que desarrolla el Banco Central de Costa Rica, en esta versión deberán declarar sólo las personas jurídicas inscritas en el Registro Nacional con plazo social vigente, quienes deberán suministrar a la base de datos toda aquella información necesaria para identificar la totalidad de sus participaciones, los propietarios de éstas y los beneficiarios finales sea por participación directa e indirecta, o los que ejercen una influencia sustantiva por otros medios; según sea el caso para cada persona jurídica obligada.

Mediante un desarrollo informático posterior, serán incluidos los otros obligados: Fideicomisos, Administradores de Recursos de Terceros y Organizaciones sin Fines de Lucro; lo cual será debidamente comunicado en otra resolución. No obstante, es importante que éstos mantengan la información a disposición de la Administración Tributaria en caso que sea requerida y hasta tanto se incorporen a este registro digital.

2. Sujetos obligados a brindar el suministro de información en la primera versión del sistema RTBF 

Las personas jurídicas que deberán suministrar información serán las descritas en los artículos 5 y 6 de la Ley 9416; sin embargo, en la resolución vigente se dispone el procedimiento para presentar la información en el sistema RTBF para las siguientes personas jurídicas, inscritas en el Registro Nacional con plazo social vigente:

  • Sociedades Anónimas
  • Sociedades de Responsabilidad Limitada
  • Sociedades en Nombre Colectivo
  • Sociedades en Comandita
  • Sociedades Extranjeras con cédula jurídica nacional
  • Empresas Individuales de Responsabilidad Limitada
  • Sociedades Civiles y Sociedades Profesionales 

3. Requisito para quienes interactúen con el sistema RTBF

Los responsables del suministro de información únicamente podrán acceder al sistema RTBF utilizando un certificado válido de firma digital para personas físicas según lo dispuesto en el artículo N° 5 del Reglamento de Ley del Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales. Este requisito es fundamental y necesario para interactuar con el sistema, por lo cual es de suma importancia que quienes estén autorizados para suministrar información al RTBF y no cuenten con una tarjeta de firma digital, gestionen cuanto antes su adquisición.

Para obtener una tarjeta de firma digital, los interesados deben concertar una cita en cualquiera de las oficinas bancarias que emiten estos certificados, autorizadas por el Banco Central de Costa Rica. La información sobre el costo, horarios de atención, ubicación geográfica y números de teléfono están disponibles en el apartado de Servicios, Firma Digital, de la página web del Banco Central: https://www.bccr.fi.cr/seccion-firma-digital/firma-digital/oficinas-de-registro

Una vez que han obtenido el certificado de firma digital, ingresan a la siguiente dirección https://www.centraldirecto.fi.cr/sitio/CentralDirecto/Inicio/PaginaPrincipal en donde encontraran diversas herramientas de ayuda en línea (guías de usuario para: el  Módulo de Notarios, uso del Firmador, inscripción al servicio RTBF, sobre cómo realizar una declaración, entre otras guías interactivas).

Los sujetos obligados (declarantes) deben registrar y autorizar una dirección de correo electrónico para que se les notifiquen los actos relacionados con el RTBF, incluso los que se refieran al proceso sancionador, cuando así proceda. Todas las notificaciones se realizarán por dicho medio oficial de comunicación, en atención a lo dispuesto en los artículos 134 y 137 del Código Tributario.

4. Personas autorizadas a suministrar la información 

De manera directa podrá suministrar la información en el sistema RTBF el representante legal del obligado para lo cual debe contar como mínimo con la “representación extrajudicial” que será verificada en tiempo real ante el Registro Nacional. En los casos en que dicha representación deba ejercerse en forma conjunta, el declarante debe contar con la autorización de los otros representantes para él completar la declaración en el RTBF, lo cual será consignado en el acuerdo de uso del servicio, así como en la declaración jurada que debe firmar al enviar la declaración.

Además del representante legal indicado en el artículo 13 de la Resolución Conjunta de Alcance General, el suministro de la información podrá realizarse por medio de un único apoderado, el cual debe ser una persona física con facultades suficientes, misma que tendrá que autorizarse a  través de un notario público. Cuando se acredite un poder especial, éste debe ser otorgado mediante escritura pública. Los aspectos referidos a dicha autorización están definidos en el artículo 14 de la Resolución Conjunta de Alcance General. Tanto el notario público como la persona que sea autorizada, deben contar con el certificado de firma digital para personas físicas.

 5. Declaraciones en el sistema RTBF y su plazo de presentación

5.1 Declaración Ordinaria:

  • Debe ser presentada anualmente, entre el primero y el treinta de abril de cada año.
  • Para los sujetos obligados que se constituyan con posterioridad al mes de abril, podrán presentar su primera declaración ordinaria dentro de los 20 días hábiles siguientes a su inscripción o asignación de cedula jurídica por parte del Registro Nacional, y en caso que esto ocurra dentro del mes de abril, podrán disponer de los 20 días hábiles o del mes de abril, en función al plazo más favorable para éstos. 

Importante: una vez enviada la declaración ordinaria se tiene por agotado el plazo de presentación y en caso de errores solo podrá ser modificada mediante una declaración correctiva atendiendo a lo dispuesto en los artículos 9 y 10 de la resolución vigente.

Según se establece, en el Capítulo IV “Disposiciones Transitorias” en su Transitorio primero de la Resolución Conjunta de Alcance General vigente, las personas jurídicas que se les asigne un número de cédula en el Registro Nacional, ya sea por inscripción o por solicitud de asignación, entre el 1 de enero 2020 y el 31 de marzo del año 2021, no deberán presentar su primera declaración dentro de los 20 días hábiles siguientes y en su lugar, por esta única vez, la presentarán en el mes de abril de 2021.

Asimismo, el Transitorio cuarto indica que los obligados que presentaron la declaración ordinaria periodo 2019 en el sistema del RTBF, no tendrán que presentar la declaración 2020, ya que el sistema del RTBF de forma automática y por esta única vez, tendrá dicha declaración 2019 como válida para el período 2020, sin que estos deban realizar alguna gestión adicional. Quienes no hayan presentado la declaración 2019, deberán presentarla para que les aplique la regla anterior. En abril 2021 se presentará la declaración ordinaria correspondiente al periodo 2021 y de esta forma en los años sucesivos.

Adicionalmente, se indica que cuando el representante legal o el autorizado identifiquen algún error en la declaración ordinaria enviada, sólo podrá realizar la respectiva corrección del error mediante una nueva declaración de tipo “correctiva”.

5.2 Declaración Extraordinaria:

Cuando finalizado el plazo de presentación de la declaración ordinaria (abril de cada año), se realicen modificaciones en donde alguno de los propietarios de las participaciones iguale o supere el 15% del total de dichas participaciones, sean del tipo: comunes, preferentes u otras, o se cambie o incluya un beneficiario final por otros medios, deberá informarlo dentro de los 15 días hábiles contados a partir de la anotación en el respectivo libro social o registro oficial.

Según se establece, en el Capítulo IV Transitorio segundo de la Resolución Conjunta de Alcance General vigente, las personas jurídicas que deban presentar una declaración extraordinaria o realizar correcciones de conformidad con lo dispuesto en los artículos 6, 6 Bis, 9 y 10 de esta resolución, ya sea por cambios extraordinarios o correcciones con posterioridad al período de declaración 2019 (setiembre 2019 a abril 2020) y antes de la declaración anual de abril 2021, por esta única vez, presentarán dichos cambios en la declaración anual que se debe presentar en el mes de abril de 2021.

5.3 Registro de las Declaraciones ante el Sistema Registro de Transparencia y Beneficiario Final, RTBF con la posibilidad de precargar la información de la última declaración enviada 

A partir del año 2021, las declaraciones ordinarias se deben presentar anualmente durante el mes de abril, y para mayor facilidad de los usuarios,  se tendrá la opción de precargar los datos de la última declaración enviada, con el fin de permitirle al obligado actualizar sólo aquella información que haya cambiado, o simplemente confirmar que la declaración no tiene cambios, para proceder a firmarla digitalmente y enviarla

6. Correcciones de las Declaraciones presentadas

De conformidad con el Transitorio segundo de la Resolución Conjunta de Alcance General vigente, esta funcionalidad estará disponible a partir de abril 2021.

6.1  Correcciones de declaraciones a solicitud de parte:

Cuando una persona física producto de la consulta ciudadana que se habilitará en el sistema RTBF, determine que la información consignada en el sistema contiene errores, deberá gestionar la corrección siguiendo algunos de los siguientes procedimientos:

  • Acudir ante el representante legal de la persona jurídica obligada para solicitar la corrección de los datos erróneos. En cuyo caso se debe elaborar un escrito con el detalle y justificación del caso, firmado por la persona física que solicita la modificación y el representante legal de la persona jurídica obligada; misma que deberá ingresar al sistema RTBF para realizar la corrección de la declaración presentada, adjuntando para éstos fines el escrito antes indicado.
  • En caso de que la opción anterior resulte infructuosa, la persona física afectada podrá acudir a la vía judicial correspondiente para solicitar la corrección, y que de esta forma sea la autoridad competente judicial quien ordene lo correspondiente al representante legal de la persona jurídica obligada, mismo que deberá realizar la respectiva corrección en el sistema, adjuntando para este fin la resolución judicial que lo respalda.

6.2  Correcciones de declaraciones por parte del obligado:

Las declaraciones ordinarias o extraordinarias enviadas que contengan errores en la información suministrada, podrán ser corregidas por el representante legal o el autorizado, por una única vez dentro del plazo máximo de un mes calendario, contado a partir del envío de la declaración que se corrige, presentando una declaración correctiva en el sistema, en la que debe adjuntar una nota firmada, detallando y justificando los motivos de la enmienda.

7. Determinación del beneficiario final

7.1  El sistema RTBF determina de forma automática los beneficiarios finales por participación o derecho a voto, ya sea de forma directa o a través de la combinación de declaraciones; además considera otros tipos de control establecidos en el artículo 5 de la Ley para Mejorar la Lucha contra el Fraude Fiscal.

El representante legal del sujeto obligado o el autorizado, deberá registrar la información necesaria que permita al sistema del RTBF identificar a los beneficiarios finales que ejercen el control de la persona jurídica por:

- Cantidad de participaciones dentro del capital social (el sistema lo calcula de forma automatizada).

- Mayoría de derechos de voto.

- Derecho a designar  o cesar a la mayor parte de los órganos de administración, dirección o supervisión.

- Por estatutos.

- Otro tipo de control.

7.2 Cuando en la declaración se incluyan como participantes a personas jurídicas domiciliadas en el extranjero que posean una participación sustantiva (en un porcentaje igual o mayor al 15% del total de capital social), el representante legal o apoderado deben brindar al sistema RTBF los datos sobre la propiedad de la totalidad de las participaciones que posean esas personas jurídicas hasta llegar a identificar a los beneficiarios finales, así como los poderes otorgados en Costa Rica para el desarrollo de su actividad. En caso que sus participaciones sean menores al 15% únicamente deben identificar a esos participantes jurídicos domiciliados en el extranjero e indicar la cantidad y tipo de participaciones que poseen, sin necesidad de seguir revelando la estructura societaria que exista detrás de estas.

7.3 Cuando en caso de que resulte imposible identificar al beneficiario final de las personas jurídicas domiciliadas en el extranjero y habiendo realizado una debida diligencia para tales efectos, el representante legal deberá indicar la razón de dicha imposibilidad mediante una declaración jurada (funcionalidad que se encuentra disponible en el sistema RTBF); asimismo, deberá detallar los documentos probatorios de las gestiones realizadas y conservarlas en su poder, cuando así lo requiera la Administración Tributaria. Asimismo, deberá brindar los datos del Administrador de la persona jurídica domiciliada en el extranjero (ver artículo 10 del Reglamento).

7.4 Para el caso de personas jurídicas cuyas participaciones se coticen en un mercado de valores organizado, ya sea nacional o extranjero, y que deseen acogerse a la exclusión del artículo 4 del Reglamento de Ley N° 9416, deben realizar el registro respectivo (declaración resumida) por medio de su representante legal  o autorizado, indicando que cotizan acciones en un mercado de valores nacional o extranjero.

Cuando las participaciones se coticen en un mercado de valores nacional el sistema RTBF verifica la información por medio de consulta en tiempo real con la Superintendencia General de Valores (SUGEVAL).

Cuando las participaciones se coticen en un mercado de valores extranjero el representante legal o autorizado deberá adjuntar la documentación probatoria, además de registrar los datos identificativos del mercado, país donde opera, cantidad de acciones cotizadas en dicho mercado, tipo de moneda, fecha de inscripción y los datos identificativos del representante legal o autorizado.

7.5 Cuando existan participantes con información incompleta, o cuando la persona jurídica no tengan los datos identificativos exigidos por el sistema RTBF de alguno de sus participantes, podrá incluir los datos que conozcan adjuntando una declaración jurada en la que describen la razón de tal condición y las gestiones realizadas en atención a una debida diligencia para su identificación, donde como mínimo se debe indicar el nombre completo del participante en el sistema RTBF y sus respectivas participaciones, además debe cumplir con los requisitos indicados en el artículo 20 de la Resolución vigente.

8. Sanción por incumplimiento al deber de suministrar información sobre transparencia y beneficiarios finales de las personas jurídicas y otras estructuras jurídicas

El incumplimiento del suministro indicado, lo hará acreedor de la sanción del artículo 84 bis del Código de Normas y Procedimientos Tributarios, Ley N° 4755 del 3 de mayo de 1971 y sus reformas. En lo concerniente a:

  1. Multa pecuniaria del 2% de la cifra de los ingresos brutos de la persona jurídica o estructura jurídica, en el periodo del impuesto a las utilidades, anterior a aquel en que se produjo la infracción, con un mínimo de 3 salarios base y un máximo de 100 salarios base.
  2. Registro Nacional no podrá emitir certificaciones de personería jurídica o inscripción de documentos a favor de quienes incumplan con el suministro de información.
  3. Los notarios públicos deberán consignar en los documentos que emitan que el obligado al suministro es incumplidor con la Ley para Mejorar la Lucha contra el Fraude Fiscal.

Las personas jurídicas obligadas que no hayan presentado la declaración ordinaria del período 2019, tenían plazo para cumplir sin recargo, hasta el 31 de marzo del 2020.

A quienes no enviaron su declaración ordinaria periodo 2019 y cumplieron con la obligación de declarar dentro del mes de abril 2020 se les aplicará por esta única vez un 50% de la sanción y a partir de mayo 2020 a quienes incumplan con la presentación de la declaración, se les aplicará la totalidad de la sanción, que oscila entre tres salarios base y cien salarios base; además, formarán parte de un listado que se enviará al Registro Nacional, para que no se les emita certificaciones de personería jurídica ni se les inscriba documentos mientras mantengan esta condición. También, los notarios deben incluir en todo documento que emitan que la persona incumple con el RTBF.

9.  De los otros sujetos obligados a suministrar la información al RTBF

Según la Resolución Conjunta de Alcance General N° DGT-ICD-R-06-2020 para el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales publicada en La Gaceta N° 65 del lunes 30 de marzo del 2020, se dispone el procedimiento para presentar la información ante el RTBF para las personas jurídicas, las cuales deben cumplir con lo dispuesto en dicha resolución, siguiendo las disposiciones específicas que se detallan en el capítulo correspondiente.

Los sujetos obligados a suministrar información que no fueron considerados en la presente etapa del RTBF tales como los fideicomisos, los administradores de recursos de terceros y organizaciones sin fines de lucro, serán incluidos en una próxima Resolución Conjunta de Alcance General y hasta tanto sean incluidos para que suministren directamente la información en el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales, deben conservar esa información en su poder de manera actualizada, la cual podrá ser solicitada para su verificación por las autoridades competentes. 

Fundamento Legal