Ministerio de Hacienda - República de Costa Rica
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Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales (RTBF)

Dirección de Servicio al Contribuyente

Actualizado a 2020 

 NUEVO

 

1. Objetivo

Cumplir con los estándares y recomendaciones internacionales (OCDE-GAFI) en materia de transparencia tributaria y financiera, en aras de transparentar al beneficiario final de los diversos vehículos jurídicos, permitiendo así contar con información actual, relevante y oportuna para la lucha contra: la evasión, el fraude fiscal, la legitimación de capitales y el financiamiento al terrorismo, entre otros delitos conexos.

Para garantizar el cumplimiento de lo expuesto, se promulgó la Ley N° 9416 Ley para Mejorar la Lucha contra el Fraude Fiscal y su reglamento Decreto N° 41040-H, estableciendo en Costa Rica un registro de accionistas y beneficiarios finales digitalizado, que incluye a cuatro sujetos obligados: Personas Jurídicas, Fideicomisos, Administradores de Recursos de Terceros y Organizaciones sin Fines de Lucro. En dicho registro se debe identificar a los beneficiarios finales, para lo cual se construyó la herramienta Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales (en adelante RTBF). 

A través de la Resolución Conjunta de Alcance General Nº DGT-ICD-R-06-2020, publicada en La Gaceta N° 65 del Lunes 30 de marzo del 2020 se establecen las nuevas pautas a seguir por parte de los sujetos obligados (declarantes) a brindar el suministro de la información, quedando derogada la Resolución General N° DGT-ICD-R-14-2019 y su reforma N° DGT-ICD-R-74-2019.

Aún y cuando la ley dispone quiénes tienen la obligación de declarar en el sistema informático que desarrolla el Banco Central de Costa Rica, en esta versión deberán declarar sólo las personas jurídicas inscritas en el Registro Nacional con plazo social vigente, quienes deberán suministrar a la base de datos toda aquella información necesaria para identificar la totalidad de sus participaciones, los propietarios de éstas y los beneficiarios finales sea por participación directa e indirecta, o los que ejercen una influencia sustantiva por otros medios; según sea el caso para cada persona jurídica obligada.

Mediante un desarrollo informático posterior, serán incluidos los otros obligados: Fideicomisos, Administradores de Recursos de Terceros y Organizaciones sin Fines de Lucro; lo cual será debidamente comunicado en otra resolución.

2. Sujetos obligados a brindar el suministro de información en la primera versión del sistema RTBF 

Las personas jurídicas que deberán suministrar información serán las descritas en los artículos 5 y 6 de la Ley 9416; sin embargo, en esta resolución se dispone el procedimiento para presentar la información en el sistema RTBF para las siguientes personas jurídicas, inscritas en el Registro Nacional con plazo social vigente:

  • Sociedades Anónimas
  • Sociedades de Responsabilidad Limitada
  • Sociedades en Nombre Colectivo
  • Sociedades en Comandita
  • Sociedades extranjeras con cédula jurídica nacional
  • Empresas Individuales de Responsabilidad Limitada
  • Sociedades Civiles y Sociedades profesionales

3. Requisito para quienes interactúen con el sistema RTBF 

Los responsables del suministro de información únicamente podrán acceder al sistema RTBF utilizando un certificado válido de firma digital para personas físicas según lo dispuesto en el artículo N° 5 del Reglamento de Ley del Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales. Este requisito es fundamental y necesario para interactuar con el sistema, por lo cual es de suma importancia que quienes estén autorizados para suministrar información al RTBF y no cuenten con una tarjeta de firma digital, gestionen cuanto antes su adquisición.

Para obtener una tarjeta de firma digital, los interesados deben concertar una cita en cualquiera de las oficinas bancarias que emiten estos certificados, autorizadas por el Banco Central de Costa Rica. La información sobre el costo, horarios de atención, ubicación geográfica y números de teléfono están disponibles en el apartado de Servicios, Firma Digital, de la página web del Banco Central: https://www.bccr.fi.cr/seccion-firma-digital/firma-digital/oficinas-de-registro

Una vez que han obtenido el certificado de firma digital, ingresan a la siguiente dirección https://www.centraldirecto.fi.cr/sitio/CentralDirecto/Inicio/PaginaPrincipal en donde encontraran diversas herramientas de ayuda en línea (guías de usuario para: el  Módulo de Notarios, uso del Firmador, inscripción al servicio RTBF, sobre cómo realizar una declaración, entre otras guías interactivas).

Los sujetos obligados (declarantes) deben registrar y autorizar una dirección de correo electrónico para que se les notifiquen los actos relacionados con el RTBF, incluso los que se refieran al proceso sancionador, cuando así proceda. Todas las notificaciones se realizarán por dicho medio oficial de comunicación, en atención a lo dispuesto en los artículos 134 y 137 del Código Tributario.

4. Personas autorizadas a suministrar la información 

De manera directa podrá suministrar la información en el sistema RTBF el representante legal del obligado para lo cual debe contar como mínimo con la “representación extrajudicial” que será verificada en tiempo real ante el Registro Nacional. En los casos que dicha representación deba ejercerse en forma conjunta, el declarante debe contar con la autorización de los otros representantes para él completar la declaración en el RTBF, lo cual será consignado en el acuerdo de uso del servicio, así como en la declaración jurada que debe firmar al enviar la declaración.

Además del representante legal indicado en el artículo 13 de la Resolución Conjunta de Alcance General, el suministro de la información podrá realizarse por medio de un único apoderado, el cual debe ser una persona física con facultades suficientes, misma que tendrá que autorizarse a  través de un notario público. Cuando se acredite un poder especial, éste debe ser otorgado mediante escritura pública. Los aspectos referidos a dicha autorización están definidos en el artículo 14 de la Resolución Conjunta de Alcance General. Tanto el notario público como la persona que sea autorizada, deben contar con el certificado de firma digital para personas físicas.

5. Declaraciones en el sistema RTBF y su plazo de presentación

5.1 Declaración Ordinaria

  • Debe ser presentada una vez al año, entre el primero y el treinta de setiembre de cada año, para lo cual se precargará la última declaración presentada, con el fin de permitirle al obligado actualizar los datos que han cambiado o simplemente confirmar que la declaración no tiene cambios, proceder a su presentación, firma y envío.
  • Para los sujetos obligados que se constituyan con posterioridad al mes de setiembre, podrán presentar su primera declaración ordinaria dentro de los 20 días hábiles siguientes a su inscripción o asignación de cedula jurídica por parte del Registro Nacional, y en caso que esto ocurra dentro del mes de setiembre, podrán disponer de los 20 días hábiles o del mes de setiembre, en función al plazo más favorable para éstos. 

Según se establece, en el Capítulo IV Transitorio primero de la Resolución Conjunta de Alcance General vigente, las personas jurídicas que se les asigne un número de cédula en el Registro Nacional, ya sea por inscripción o por solicitud de asignación, entre el 1 de enero y el 31 de agosto del año 2020, no deberán presentar su primera declaración dentro de los 20 días hábiles siguientes y en su lugar, por esta única vez, la presentarán en el mes de setiembre de 2020.

Adicionalmente, se indica que cuando el representante legal o el autorizado identifique algún error en la declaración ordinaria enviada, y mientras se encuentre dentro del plazo establecido para presentar la declaración, es decir, el mes de setiembre de cada año o dentro de los 20 días hábiles siguientes según sea el caso, podrá realizar la respectiva corrección del error utilizando la opción “Reemplazar” del sistema, con lo  cual se reemplazará  la declaración con una nueva.

5.2 Declaración Extraordinaria

Cuando finalizado el plazo de presentación de la declaración ordinaria (setiembre de cada año), se realicen modificaciones en donde alguno de los propietarios de las participaciones iguale o supere el 15% del total de dichas participaciones, sean del tipo: comunes, preferentes u otras, o se cambie o incluya un beneficiario final por otros medios, deberá informarlo dentro de los 15 días hábiles contados a partir de la anotación en el respectivo libro social.

Según se establece, en el Capítulo IV Transitorio segundo de la Resolución Conjunta de Alcance General vigente, las personas jurídicas que deban presentar una declaración extraordinaria o realizar correcciones, ya sea por cambios extraordinarios o correcciones con posterioridad al período de declaración 2019 (setiembre 2019 a marzo 2020) y antes de la declaración anual de setiembre 2020, por esta única vez, presentarán dichos cambios en la declaración anual que se debe presentar en el mes de setiembre 2020.

5.3 Registro de las Declaraciones ante el Sistema Registro de Transparencia y Beneficiario Final, RTBF (año 2020)

A partir del año 2020, el mes para presentar las próximas declaraciones anuales  ante el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales (RTBF) será setiembre y no abril, como se había establecido en la Resolución Conjunta derogada.

Para las declaraciones correspondientes al período 2020, el sistema precargará automáticamente la declaración del año 2019 (siempre que haya sido presentada), por lo que las personas jurídicas tendrán la facilidad de solo modificar aquella información que haya cambiado. Si no fuera necesario actualizar la información brindada el periodo anterior porque todo se mantiene igual, bastará con confirmar la declaración precargada, firmarla digitalmente y asegurarse de enviarla dentro del mes de setiembre.

6. Correcciones de las Declaraciones presentadas

De conformidad con el Transitorio segundo de la Resolución Conjunta de Alcance General vigente, esta funcionalidad empezará a regir posterior a setiembre 2020.

6.1 Correcciones de declaraciones a solicitud de parte:

Cuando una persona física producto de la consulta ciudadana que se habilitará en el sistema RTBF, determine que la información consignada en el sistema contiene errores, deberá gestionar la corrección siguiendo algunos de los siguientes procedimientos:

  • Acudir ante el representante legal de la persona jurídica obligada para solicitar la corrección de los datos erróneos. En cuyo caso se debe elaborar un escrito con el detalle y justificación del caso, firmado por la persona física que solicita la modificación y el representante legal de la persona jurídica obligada; misma que deberá ingresar al sistema RTBF para realizar la corrección de la declaración presentada, adjuntando para éstos fines el escrito antes indicado.
  • En caso de que la opción anterior resulte infructuosa, la persona física afectada podrá acudir a la vía judicial correspondiente para solicitar la corrección, y que de esta forma sea la autoridad competente judicial quien ordene lo correspondiente al representante legal de la persona jurídica obligada, mismo que deberá realizar la respectiva corrección en el sistema, adjuntando para este fin la resolución judicial que lo respalda.

6.2 Correcciones de declaraciones por parte del obligado:

Cuando haya finalizado el plazo de la presentación para la declaración ordinaria y el representante legal o el autorizado determine que se cometió un error en el suministro de la información, podrá realizar una corrección por una única vez dentro del plazo máximo de 30 días naturales, contados a partir de la fecha de la finalización de la declaración ordinaria, mediante la presentación de una declaración de corrección, adjuntando un escrito firmado por él, en el que detalle y justifique el error que se corrige.

7. Determinación del beneficiario final

7.1 El sistema RTBF determina de forma automática los beneficiarios finales por participación o derecho a voto, ya sea de forma directa o a través de la combinación de declaraciones; además considera otros tipos de control establecidos en el artículo 5 de la Ley para Mejorar la Lucha contra el Fraude Fiscal.

El representante legal del sujeto obligado o el autorizado, deberá registrar la información necesaria que permita identificar a los beneficiarios finales que ejercen el control de la persona jurídica por:

  • Cantidad de participaciones dentro del capital social.
  • Mayoría de derechos de voto.
  • Derecho a designar  o cesar a la mayor parte de los órganos de administración, dirección o supervisión.
  • Por estatutos.
  • Otro tipo de control.

7.2 Cuando en la declaración se incluyan participantes como personas jurídicas domiciliadas en el extranjero, el representante legal o apoderado deben brindar al sistema RTBF los datos sobre la propiedad de la totalidad de las participaciones que posean esas personas jurídicas hasta llegar a identificar a los beneficiarios finales, así como los poderes otorgados en Costa Rica para el desarrollo de su actividad.

7.3 Cuando en caso de que resulte imposible identificar al beneficiario final de las personas jurídicas domiciliadas en el extranjero y habiendo realizado una debida diligencia para tales efectos, el representante legal deberá indicar la razón de dicha imposibilidad mediante una declaración jurada (funcionalidad que se encuentra disponible en el sistema RTBF); asimismo, deberá detallar los documentos probatorios de las gestiones realizadas y conservarlas en su poder, cuando así lo requiera la Administración Tributaria. Asimismo, deberá brindar los datos del Administrador de la persona jurídica domiciliada en el extranjero (ver artículo 10 del Reglamento).

7.4 Para el caso de personas jurídicas cuyas participaciones se coticen en un mercado de valores organizado, ya sea nacional o extranjero, y que deseen acogerse a la exclusión del artículo 4 del Reglamento de Ley N° 9416, deben realizar el registro respectivo (declaración resumida) por medio de su representante legal  o autorizado, indicando que cotizan acciones en un mercado de valores nacional o extranjero.

Cuando las participaciones se coticen en un mercado de valores nacional el sistema RTBF verifica la información por medio de consulta en tiempo real con la Superintendencia General de Valores (SUGEVAL).

Cuando las participaciones se coticen en un mercado de valores extranjero el representante legal o autorizado deberá adjuntar la documentación probatoria, además de registrar los datos identificativos del mercado, país donde opera, cantidad de acciones cotizadas en dicho mercado, tipo de moneda, fecha de inscripción y los datos identificativos del representante legal o autorizado.

7.5 Cuando existan participantes con información incompleta, o cuando la persona jurídica no tengan los datos identificativos exigidos por el sistema RTBF de alguno de sus participantes, podrá incluir los datos que conozcan adjuntando una declaración jurada en la que describen la razón de tal condición y las gestiones realizadas en atención a una debida diligencia para su identificación, donde como mínimo se debe indicar el nombre completo del participante en el sistema RTBF y sus respectivas participaciones.

8. Sanción por incumplimiento al deber de suministrar información sobre transparencia y beneficiarios finales de las personas jurídicas y otras estructuras jurídicas

El incumplimiento del suministro indicado, lo hará acreedor de la sanción del artículo 84 bis del Código de Normas y Procedimientos Tributarios, Ley N° 4755 del 3 de mayo de 1971 y sus reformas. En lo concerniente a:

  1. Multa pecuniaria del 2% de la cifra de los ingresos brutos de la persona jurídica o estructura jurídica, en el periodo del impuesto a las utilidades, anterior a aquel en que se produjo la infracción, con un mínimo de 3 salarios base y un máximo de 100 salarios base.
  2. Registro Nacional no podrá emitir certificaciones de personería jurídica o inscripción de documentos a favor de quienes incumplan con el suministro de información.
  3. Los notarios públicos deberán consignar en los documentos que emitan que el obligado al suministro es incumplidor con la Ley para Mejorar la Lucha contra el Fraude Fiscal.

Las personas jurídicas obligadas que no hayan presentado la declaración ordinaria del período 2019, tenían plazo para cumplir sin recargo, hasta el 31 de marzo del 2020.

A quienes cumplan con la obligación de declarar al mes de abril 2020 se les aplicara un 50% de la sanción y a partir de mayo, la totalidad, que oscila entre ₡1.350.600 y ₡45.020.000; además, formarán parte de un listado que se enviará al Registro Nacional, para que no se les emita certificaciones de personería jurídica ni se les inscriba documentos mientras mantengan esta condición. También, los notarios deben incluir en todo documento que emitan que la persona incumple con el RTBF.

9. De los otros sujetos obligados a suministrar la información al RTBF

Según la Resolución Conjunta de Alcance General N° DGT-ICD-R-06-2020 para el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales publicada en La Gaceta N° 65 del lunes 30 de marzo del 2020, se dispone el procedimiento para presentar la información ante el RTBF para las personas jurídicas, las cuales deben cumplir con lo dispuesto en dicha resolución, siguiendo las disposiciones específicas que se detallan en el capítulo correspondiente.

Los sujetos obligados a suministrar información que no fueron considerados en la presente etapa del RTBF tales como los fideicomisos, los administradores de recursos de terceros y organizaciones sin fines de lucro, serán incluidos en una próxima Resolución Conjunta de Alcance General y hasta tanto sean incluidos para que suministren directamente la información en el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales, deben conservar esa información en su poder de manera actualizada, la cual podrá ser solicitada para su verificación por las autoridades competentes. 

Fundamento Legal