Requisitos De Las Facturas O Comprobantes De Ingresos
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Requisitos de las facturas o comprobantes de ingresos

Dirección de Servicio al Contribuyente

Actualizado a 2019

Si usted es contribuyente o declarante, sea persona física o jurídica está obligado a emitir facturas o comprobantes de ingresos por cada una de las ventas de mercancías o servicios que preste.

  I.        Requisitos que deben incluir las facturas o comprobantes de ingresos:

Para la emisión de estos comprobantes se debe cumplir con varios requisitos que se indican a continuación:

1) Nombre completo del propietario o razón social y la denominación del negocio (nombre de fantasía si existe).

 

2) Número de inscripción.

 

3) Numeración consecutiva.

 

4) Espacio para la fecha.

 

5) Condiciones de la venta: al contado, crédito, etc.

 

6) Nombre del impresor (pie de imprenta) y los datos de identificación de la impresión.

 

7) Fecha de emisión.

 

8) Nombre completo del comprador o razón social.

 

9) Número de cédula natural o jurídica, siempre que el comprador sea contribuyente del impuesto.

 

10) Detalle de la mercancía transferida o naturaleza del servicio prestado, precio unitario y monto de la operación expresada en moneda nacional o moneda extranjera; en caso de expresarse en moneda extranjera debe indicarse la moneda en que se realizó la operación.

 

11) Descuentos concedidos, con indicación de su naturaleza y montos.

 

12) Subtotal.

 

13) Monto del impuesto selectivo de consumo, cuando el vendedor sea también contribuyente del indicado impuesto y el monto de cualquier otro tributo que recaiga sobre mercancías o servicios gravados.

 

14) El valor de los servicios prestados, separando los gravados y los exentos, con motivo de la venta de mercancías o servicios gravados.

 

15) El valor de las mercancías que se incorporen en la prestación de servicios gravados, separando las gravadas y las exentas.

 

16) Precio neto de venta (sin impuesto).

 

17) Monto del impuesto equivalente a la tarifa aplicada sobre el precio neto de venta, con la indicación "Impuesto de Ventas" o las siglas "IVA".

 

18) Valor total de la factura (16+17).

 

Notas importantes:

  • Las facturas que emita el contribuyente o declarante, podrán ser redactadas en un idioma distinto al español. No obstante, en caso de ser requerido por la Administración Tributaria deberá aportarse su traducción respectiva al idioma español y como mínimo extenderse en duplicado la factura; el original se entregará al comprador y el duplicado será el documento que ampare el asiento contable. 
  • Los descuentos aceptados en las prácticas comerciales, no forman parte de la base imponible, siempre que sean usuales y generales y se consignen por separado del precio de venta de la factura respectiva.
  • Si usted vende al consumidor final y no es contribuyente del Impuesto Selectivo de Consumo está autorizado para trabajar con el impuesto de ventas incluido y debe indicar en sus comprobantes “con impuesto de ventas incluido” o las siglas “I.V.I”.

II Procedimiento

Una vez inscrito como contribuyente o declarante ante la Administración Tributaria, debe implementar un sistema de emisión de facturas o comprobantes de ingresos, que cumpla con los requisitos establecidos anteriormente.

Debe tener en cuenta el tipo de actividad económica en la cual se inscribe, con el fin de verificar si está obligado a utilizar el sistema de comprobantes electrónicos como respaldo contable.

III Tipo de facturas o comprobantes de ingresos

Entre los tipos de sistemas de comprobantes de ingresos que existen se encuentran: 

  1. Comprobantes de ingresos en forma impresa

Este tipo de facturas deben ser impresas en cualquiera de las imprentas debidamente autorizadas por la Dirección General de Tributación y cumplir con todos los requisitos indicados en el punto I.

Además deben indicar al pie de la factura la identificación de la impresión y nombre del impresor (pie de imprenta). Junto al pie de imprenta deberá imprimirse la siguiente leyenda: “Autorizada mediante oficio Nº________ del (fecha) de la Administración Tributaria correspondiente.

  1. Comprobantes de ingresos emitidos por caja registradora

Si desea trabajar con caja registradora para la emisión de comprobantes de ingresos, debe dirigirse a las personas autorizadas por la Administración Tributaria que venden, alquilan o reajustan dichas máquinas y solicitar que se le extienda un certificado de autorización a cada una de las cajas registradoras que utilizará, el cual deberá adherirse a las mismas en un lugar visible para los clientes.

Además de cumplir con todos los requisitos indicados en el punto I, estos deben cumplir con: 

  i.  Además del tiquete extendido al cliente, la caja debe contar con cintas de control interno las cuales deberán archivarse en orden cronológico para el examen y comprobación de las ventas por parte de la Administración Tributaria.

  ii. La Caja Registradora debe permitir que se imprima en la cinta control, el total de ventas diarias y la numeración consecutiva correspondiente, separando el importe de ventas gravadas de las exentas.

iii.  Aquellas personas físicas o jurídicas que trabajen con Caja Registradora y que a la hora de realizar una venta, el cliente además del tiquete de caja, quiera que se le haga entrega de una factura autorizada, estarán en la obligación de emitirla, si aquél lo solicita.

  1. Comprobantes de ingresos emitidos mediante sistemas computarizados

En el caso de utilizar los sistemas computarizados como medio de facturación (Hand Held, puntos de ventas, etc), estos deben cumplir con los requisitos descritos en el punto I de este apartado; además deben emitirse en original y copia, el original se entregará al cliente y la copia será el comprobante que respalde los registros contables.

  1. Facturación electrónica y documentos electrónicos asociados

La Administración Tributaria mediante Resolución DGT-R-48-2016 de fecha 7 de octubre del 2016, autoriza el uso de la factura electrónica, tiquete electrónico, nota de crédito electrónica y nota de débito electrónica, como comprobantes para el respaldo de ingresos, costos y gastos, siempre que cumplan con los requisitos y características indicadas en el punto I, además de los dispuestos en el Artículo 8 de la citada resolución, los cuales puede consultar aquí.

La factura o tiquete electrónico es un archivo electrónico en formato XML, que cumple con los requisitos legales. Es generado, expresado y trasmitido al vender bienes o servicios, por lo que garantiza la autenticidad de su origen y la integridad del contenido, llegando a tener la misma eficiencia jurídica y fuerza probatoria que lo tiene un comprobante físico. Siendo que estos archivos electrónicos no pueden ser anulados o modificados se incluyen las notas de crédito y débito electrónicas. Es importante indicar que el tiquete electrónico es autorizado únicamente para operaciones con consumidores finales.

Las notas de crédito y las notas de débito electrónicas, son los comprobantes electrónicos que permite anular o modificar los efectos contables de la factura electrónica o tiquete electrónico, sin alterar la información del documento origen.

¿Qué es un archivo  XML?

Es un formato universal para documentos y datos estructurados en Internet. Metalenguaje que permitiendo intercambio de información estructurada entre diferentes plataformas, por lo que los comprobantes electrónicos deben cumplir las especificaciones estructuras técnicas y formatos dispuestos por el Ministerio de Hacienda. 

De conformidad con el aviso publicado en La Gaceta N° 178 del 20 de setiembre de 2017, a partir del 15 de enero de 2018 y hasta 01 de mayo de 2018, la Dirección General de Tributación comunicó las fechas de inicio para el cumplimiento obligatorio del uso de un sistema de facturación electrónica, tiquete electrónico, nota de crédito electrónica y nota de débito electrónica, como comprobantes para el respaldo de ingresos,  costos y gastos de conformidad con las especificaciones técnicas y normativa definidas para los sectores:  Salud, Contable –financiero- administrativo,  Legal, ingeniería – arquitectura – informática y otros sectores. Para visualizar el aviso con el detalle completo de códigos y descripción ingrese aquí 

Asimismo, de conformidad con la resolución DGT-R-012-2018 se establece la obligatoriedad para la implementación y el uso de un sistema de facturación electrónica para aquellos contribuyentes que no fueron incluidos en los sectores indicados en la resolución DGT-R-51-2016 y en el aviso publicado en La Gaceta N° 178.

Deben iniciar el uso de facturación electrónica según el último dígito del número de su cédula de identidad de una persona física, o el de su cédula de persona jurídica:

Último dígito del número de su cédula

Mes de obligatoriedad

1, 2 ó 3

1 de setiembre de 2018

4, 5 ó 6

1 de octubre de 2018

0, 7, 8 ó 9

1 de noviembre de 2018


Están exentos de emitir comprobantes electrónicos, los contribuyentes acogidos al “Régimen de Tributación Simplificada” según lo dispuesto en la Ley del Impuesto sobre la Renta y en la Ley del Impuesto General sobre las Ventas, así como las siguientes entidades:

  • Caja Costarricense del Seguro Social
  • Universidades estatales
  • Consejo Nacional de Vialidad
  • Corte Suprema de Justicia
  • Banco Central de Costa Rica
  • Junta de Protección Social
  • Tribunal Supremo de Elecciones
  • Entidades financieras
  • Instituto Nacional de Aprendizaje
  • Asociaciones solidaristas
  • Consejo Nacional de Producción
  • Ministerios del Poder Ejecutivo de la República
  • Consejo Nacional de Producción
  • Asamblea Legislativa.

Beneficios de Facturación Electrónica

  • Disminución de los costos de operación (disminución de papeleo, imprenta, bodegaje y despacho de facturas).
  • Al disminuir la impresión de documentos se contribuye con la protección del medio ambiente.
  • Agilidad en el proceso de trámite y gestión de cobro.
  • Disminución de tiempo en procesos administrativos.
  • Aumenta la productividad para las empresas.
  • Se asegura la eficacia y seguridad en el intercambio de información.
  • Mediante el uso de la firma digital en los documentos electrónicos, en el sitio de Sistema Nacional de Certificación Digital puede encontrar más información. Es básico para que las empresas puedan iniciar el comercio electrónico a nivel nacional.

Registrarse en factura electrónica

Para realizar el registro en factura electrónica haga clic aquí

Para mayor información consulte nuestros tutoriales aquí.

Importante

  • Si usted trabaja con el impuesto de ventas incluido, está obligado a desglosar el impuesto si el cliente se lo solicita.
  • Si usted utiliza comprobantes de caja registradora y el cliente le solicita la entrega de una factura autorizada está en la obligación de emitirla.
  • Si usted llegó al tope de su numeración de facturas, puede volver a empezar con el N° 01 diferenciando la nueva serie con la adición de las letras del alfabeto de la A hasta la Z. Si se le terminan de la A hasta la Z inicie con la serie AA, luego AB y así sucesivamente.
  • Si a usted se le extravían, roban o queman los comprobantes autorizados, deberá comunicarlo por escrito dentro de los tres días siguientes, al Registro de Contribuyentes de la Administración Tributaria de su localidad. Además, debe conservar en su poder por cinco años, las pruebas fehacientes que demuestren el percance.
  • Los nuevos comprobantes que se impriman no podrán llevar la numeración perdida.

No están obligados a emitir comprobantes autorizados por la Administración Tributaria 

  • Las entidades no sujetas al impuesto sobre la renta, según el artículo 3 de la Ley del Impuesto sobre la Renta. 
  • Las personas exentas por ley especial, siempre y cuando no vendan mercancías o presten servicios gravados con el impuesto general sobre las ventas. 
  • Los contribuyentes inscritos en el Régimen de Tributación Simplificada.
  • Las entidades reguladas por la Superintendencia General de Entidades Financieras. 
  • Las personas físicas o jurídicas dedicadas al transporte remunerado de personas y productos agrícolas. 
  • Las personas físicas que presten servicios personales, siempre que no se trate de técnicos o profesionales. 
  • Las personas físicas que intervengan en la producción de productos agrícolas.
  • No debe solicitarse la autorización para los recibos de dinero cuando estén respaldados por facturas o comprobantes de ingresos debidamente autorizados. 

Sanciones

Los sujetos pasivos y declarantes que no emitan las facturas ni los comprobantes debidamente autorizados por la Administración Tributaria o no los entreguen al cliente en el acto de compra, venta o prestación del servicio, ver detalle aquí

Si reincide en no emitir o no entregar facturas o comprobantes autorizados por la Administración Tributaria o en no entregárselos al cliente en el acto de compra-venta o prestación del servicio, será sancionado con el CIERRE POR CINCO DIAS NATURALES de su establecimiento comercial.

Fundamento legal

 

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