Ministerio de Hacienda - República de Costa Rica
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Categoría: Activos

Categoría : Activos - Arrendamientos

1-Diferentes arrendatarios de los servicios de fotocopiado cancelan mensualmente al Poder Judicial, un monto por concepto de alquiler del local, es importante indicar que dicho monto es convenido entre las partes, asimismo, dichos arrendatarios cobran al Poder Judicial, un precio diferenciado por los servicios de fotocopiado prestados a la Institución y a los demás usuarios del servicio, entendiéndose estos todas los ciudadanos o ciudadanas que necesitan sacar fotocopias para realizar un determinado trámite judicial, se les cobra un precio razonable de mercado previamente establecido y ajustado de acuerdo con los índices de inflación. Los entes encargados de la implementación del Poder Judicial, al respecto determinaron que dichos ingresos se derivan de un contrato de concesión, donde el monto establecido es un cannon que se establece simbólicamente y que se actualiza con la inflación, por lo tanto al ser cedidos en calidad de concesión y dado que existe una intervención administrativa de la Institución, que cede el uso de la propiedad, éstos servicios no califican como un ingreso por arrendamiento operativo. A raíz del curso que llevamos en octubre con Doña Carmen Paladino y Elías Segura y con las indicaciones que nos daba ella al respecto, nos saltó la duda si en la Institución se le estaba dando el tratamiento correcto a estos ingresos, por lo tanto le planteamos la consulta a dichos expositores indicándonos ambos lo siguiente: Aún y cuando la Institución lo haya conceptualizado jurídicamente como una concesión, dichos servicios no cumplen con el requisito indispensable que señala la NICSP de Concesiones para clasificarse dentro de este concepto, el cual es que sea un “servicio público”, entendiéndose éste como un servicio que solo puede prestar el Estado, por lo tanto estamos ante un contrato puro y simple de alquiler que debe clasificarse como un arrendamiento operativo. Es de interés de esta Auditoría recomendar al Departamento Financiero Contable un tratamiento correcto a la contabilización de estos ingresos, por lo tanto es de suma importancia conocer cuál es la posición oficial de la Contabilidad Nacional, o bien si a la fecha se ha emitido alguna directriz al respecto.

Este tipo de transacción no califica como una concesión, ya que no se está dando por uso un servicio público, ya que es un servicio privado. Dadas las condiciones expuestas lo recomendable puede ser registrar este ingreso de dos formas:

1-Arrendamiento operativo: ya que lo que se está alquilando es un espacio físico para ofrecer este servicio de fotocopiado y otros. De acuerdo al tratamiento contable establecido por la NICSP 16, si parte del edificio que está siendo utilizado por la entidad es alquilado para obtener plusvalías o ingresos por alquiler, o en aquellos casos que es prestado sin recibir nada a cambio, se debe segregar ese espacio físico y registrarse en propiedades de inversión, pero como el espacio físico alquilado para brindar este tipo de servicio por lo general es pequeño, el costo beneficio de hacer este tratamiento contable no sería eficiente o no agregaría ningún valor, solamente se registraría como ingresos por alquiler:

1.3.1.2.04.00.0.0.000 ALQUILERES

1.3.1.2.04.01.0.0.000 Alquiler de edificios e instalaciones

1.3.1.2.04.02.0.0.000 Alquiler de maquinaria y equipo

1.3.1.2.04.09.0.0.00 Otros alquileres

Se exceptúan los alquileres de terrenos que se registran en la partida Ingresos a la Propiedad

Cuenta contable:

4.5.2.Alquileres y derechos sobre bienes

4.5.2.01  Alquileres

4.5.2.01.01. Alquileres de tierras y terrenos

4.5.2.01.02. Alquileres de edificios

4.5.2.01.03. Alquileres de maquinaria y equipos

4.5.2.01.99.Otros alquileres

2- Si existe algún documento, reglamento, decreto o ley que establezca que es un canon (derechos administrativos), se registraría el ingreso en el siguiente código presupuestario:

1.3.1.3.02.00.0.0.000 DERECHOS ADMINISTRATIVOS A OTROS SERVICIOS PUBLICOS

1.3.1.3.02.01.0.0.000  Cánones por regulación de los servicios públicos

1.3.1.3.02.02.0.0.000  Derechos administrativos a los servicios de educación

1.3.1.3.02.03.0.0.000 Derechos administrativos a actividades comerciales

1.3.1.3.02.09.0.0.000 Otros derechos administrativos a otros servicios públicos (Incluye otros ingresos no contemplados en ninguno de los derechos anteriores, tal como los percibidos por solicitudes de cédulas de residencia)

Si se lee sobre los derechos administrativos (canon), ninguna descripción presupuestaria establece los ingresos por fotocopiado.

Cuenta contable:

4.4.2.99.99. Otros derechos administrativos varios

En lo personal si no existe ningún documento legal que establezca que es un canon, lo registraría en la primera opción.

Las cuentas contables de concesiones se refieren a las siguientes tipos de transacciones:

4.5.2.02.     Ingresos por concesiones

4.5.2.02.01.Ingresos por concesiones de propiedades, planta y equipos

4.5.2.02.03. Ingresos por concesiones de activos biológicos

4.5.2.02.04. Ingresos por concesiones de bienes de infraestructura y de beneficio y uso público

4.5.2.02.06.Ingresos por concesiones de recursos naturales

4.5.2.02.08. Ingresos por concesiones de bienes intangibles

El alquiler de los espacios físicos para las fotocopiadoras no calza con estas cuentas contables.

  

Categoría – Activos-Obras en Proceso y Mantenimiento

2-Cuando se está tramitando una Licitación Pública para para el mantenimiento, reparación, construcción, adición y mejora a los edificios del programa presupuestario Administración Central, la misma consta de dos línea de la siguiente manera: a)            Línea 01: Mantenimiento y reparación de edificios, utilizan el código de mercancía No 10801, mantenimiento de edificios, cuenta de gasto. b)Línea 02: Construcción, adicción y mejoras, utilizan el código de mercancía No 50201, edificios, cuenta de activo.

 1-Cuando una entidad procede a la construcción, ampliación (mejora) o producción, debe tener claro que se trata de crear un nuevo activo o en agregarle al existente una mejora o ampliación, que le añade vida útil al mismo. Ejemplo si tenemos un ala de un hospital y le agregamos un nuevo edificio o una nueva sala esto no se puede tratar como un gasto ya que es capitalizable, agrega vida útil al edificio existente. Si tenemos una edificación antigua y le agregamos un fortalecimiento tal que ese edificio que tenía una vida útil de 10 años, nos va a durar 30 años más eso se trata como una mejora, se trata en la cuenta contable de construcciones hasta el tanto no esté terminada la obra, una vez finalizada se capitaliza en la cuenta contable del mismo activo en mejoras.

Ejemplo:

A-Proceso de construcción de la mejora, construcción o adición

1.2.5.99.Bienes no concesionados en proceso de producción

1.2.5.99.01.Propiedades, planta y equipo en proceso de producción

1.2.5.99.01.02.  Construcciones en proceso de edificios

1.2.5.99.01.02.1.Construcciones en proceso de edificios de oficinas y atención al público

1.2.5.99.01.02.2 Construcciones en proceso de hospitales.

B-Cuando se finaliza la construcción y se procede a la capitalización

1.2.5.01.02.           Edificios

1.2.5.01.02.01.     Edificios de oficinas y atención al público         

1.2.5.01.02.01.1.   Valores de origen

1.2.5.01.02.01.2.   Revaluaciones

1.2.5.01.02.01.3.   Depreciaciones acumuladas *

1.2.5.01.02.01.4.   Pérdidas por deterioro *

1.2.5.01.02.01.5.   Mejoras

1.2.5.01.02.01.6.  Porción terreno: valores de origen

1.2.5.01.02.01.7.  Porción terreno: revaluaciones           

1.2.5.01.02.01.8.  Porción terreno: pérdidas por deterioro *                          

1.2.5.01.02.02.    Hospitales

1.2.5.01.02.02.1.  Valores de origen

1.2.5.01.02.02.2.  Revaluaciones

1.2.5.01.02.02.3. Depreciaciones acumuladas *

1.2.5.01.02.02.4. Pérdidas por deterioro *

1.2.5.01.02.02.5. Mejoras

1.2.5.01.02.02.6. Porción terreno: valores de origen

1.2.5.01.02.02.7. Porción terreno: revaluaciones

1.2.5.01.02.02.8. Porción terreno: pérdidas por deterioro *            

El descriptivo de la cuentas de construcciones en proceso del Plan General de la Contabilidad Nacional (PGCN) es el siguiente:

1.2.      ACTIVO NO CORRIENTE

1.2.6.   Bienes concesionados

1.2.6.99. Bienes concesionados en proceso de producción

Saldo “DEUDOR”

Cuenta que comprende los costos y demás gastos incurridos para la construcción, ampliación o producción de propiedades, planta y equipo, bienes de infraestructura y de beneficio y uso público, bienes culturales y bienes intangibles, hasta el momento en que dichos bienes se encuentren en condiciones de ser utilizados por el ente público para el destino o afectación que corresponda al cometido estatal y que se encuentran en uso o explotación por parte de terceros en el marco de concesiones de actividades, servicios o cometidos propios del ente.

Asimismo, comprende los contratos de supervisión y seguimiento de la obra, levantamientos cartográficos, geológicos, mineros, etc., necesarios para la construcción de un proyecto preconcebido en un área y con objetivos determinados.

Ejemplo de sub cuenta:

1.2.6.99.01.02. Construcciones en proceso de edificios

Costos y demás gastos incurridos para la construcción o ampliación de inmuebles destinados al uso y goce del propio ente público, tales como edificios de oficinas y atención al público, hospitales, viviendas, bodegas, locales y otros bienes de dominio privado, hasta el momento en que dichos bienes se encuentren en condiciones de ser utilizados por el ente público para el destino o afectación que corresponda al cometido estatal y que se encuentran en uso o explotación por parte de terceros en el marco de concesiones de actividades, servicios o cometidos propios del ente.

Detalle de subcuenta anexa:

1.2.6.99.01.02.1.Construcciones en proceso de edificios de oficinas y atención al público

1.2.6.99.01.02.2.Construcciones en proceso de hospitales

1.2.6.99.01.02.3. Construcciones en proceso de viviendas

1.2.6.99.01.02.4. Construcciones en proceso de bodegas

1.2.6.99.01.02.5. Construcciones en proceso de locales

1.2.6.99.01.02.6 Construcciones en proceso de aeropuertos

1.2.6.99.01.02.7. Construcciones en proceso de bibliotecas y centros de información

1.2.6.99.01.02.8. Construcciones en proceso de centros de enseñanza, formación y educación

1.2.6.99.01.02.9. Construcciones en proceso de otros edificios

2-Cuando se trata de un mantenimiento se trata como un gasto, ejemplo pintura del edificio, reparación de grietas, reparación de un ascensor, reparación del cableado eléctrico, reparación de una maquinaria, mantenimiento del equipo de cómputo, entre otros, este tipo de reparaciones no implican añadir vida útil al activo. Los gastos de mantenimiento no son capitalizables.

3-Si tenemos alquilado un edificio y le añadimos una construcción (con el debido permiso del propietario) este gasto no es capitalizable, se trata de un gasto de mantenimiento. Solo podemos capitalizar una mejora sobre un activo que es propiedad de la entidad.

4-Si tenemos prestado un terreno y construimos un edificio en el mismo para uso de las oficinas de la entidad, con el debido permiso del dueño catastral, estos gastos no se pueden capitalizar, ya que el edificio no es de la entidad, se pueden tratar como construcciones en proceso en la cuenta de inventarios y luego donarlos al propietario del terreno.

5-Cuando adquirimos un activo y repuestos, el activo se debe capitalizar, los repuestos se tratan como un inventario de materiales y suministros, no se pueden adquirir en la misma partida presupuestaria (ejemplo impresora y tóner).

 

Categoría – Activos Revaluación

3- ¿Que pasa con la reevaluación de los activos, se toma en cuenta para el registro del total de activos o como se excluirían?

La revaluación en el patrimonio se registra de forma separada, en el activo es parte del total del activo neto, en el patrimonio la cuenta de revaluación se ve afectada por dos situaciones: 1- cuando se da una primera revaluación y es positiva, 2- cuando se dan posteriores revaluaciones y son negativas, disminuyen la cuenta de revaluación en el patrimonio hasta donde permita el monto registrado y si existe una diferencia negativa se registra como un gasto.

Nota: La afectación del patrimonio utilizando los activos fijos (netos), es en el caso de que no contemos con información del patrimonio inicial, si analizamos la ecuación patrimonial es la siguiente:

Activos – Pasivos = Patrimonio

Patrimonio:     Patrimonio inicial (activos, acciones, entre otros)

                        Reservas

                        Utilidades no distribuidas

                        Resultados acumulados períodos anteriores

                        Resultados del período

Resultados acumulados períodos anteriores:

                        Ingresos – gastos (acumulado de períodos anteriores)

 Resultados del periodo:

                        Ingresos – gastos del periodo

Reservas:

                        Ejemplo: Revaluaciones de activos

Utilidades no distribuidas: en el caso de las entidades públicas no empresariales, no gestan utilidades por lo tanto esta cuenta no se utiliza, ya que su función primordial es la de ofrecer servicios.