Ministerio de Hacienda - República de Costa Rica
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SAF - Marco referencial del Sistema de Administración Financiera

 

1. Base legal del Sistema de Administración Financiera.

El Sistema de Administración Financiera del sector público está conformado por el conjunto de normas, principios y procedimientos utilizados, así como por los entes y órganos participantes en el proceso de planificación, obtención, asignación, utilización, registro, control y evaluación de sus recursos financieros y el órgano rector.

El Ministerio de Hacienda es el órgano rector del Sistema de Administración Financiera, teniendo entre sus competencias las siguientes: dirigir, coordinar y supervisar los subsistemas que conforman el Sistema de Administración Financiera, promover la eficiencia y eficacia del sistema de recaudación de los ingresos de su competencia y velar por él. Promover el uso eficiente y eficaz de los recursos públicos y velar por él. Coordinar las actividades de procesamiento de datos, para efectos del cumplimiento de esta Ley. Dictar, con el Presidente de la República, los decretos relativos a la administración de los recursos financieros del Estado. Propiciar la formación y capacitación de los funcionarios que laboren en el Sistema de Administración Financiera, para el cumplimiento efectivo de los objetivos de esta Ley. Las demás competencias que otorguen la ley o los reglamentos.

 El Sistema de Administración Financiera comprende los siguientes subsistemas, que deberán estar interrelacionados: 

a)           Subsistema de Presupuesto.

b)           Subsistema de Tesorería.

c)           Subsistema de Crédito Público.

d)           Subsistema de Contabilidad. 

Asimismo, el Sistema de Administración de Bienes y Contratación Administrativa se concebirá como un sistema complementario. 

2. Consideraciones y fundamentos prácticos del Sistema de Administración Financiera. 

El presupuesto constituye el centro de planificación y ésta por su naturaleza debe ser un instrumento que apoye la creciente complejidad de las funciones y actividades asignadas a los órganos gestores requiriéndose que las funciones de la  administración financiera se realicen conforme un orden estricto de prioridades utilizando para ello acciones estratégicas y relaciones de coordinación, información y comunicación, planeamiento de actividades, tiempos y procesos en línea con la programación financiera de la ejecución presupuestaria y el programa de adquisiciones para el logro de los objetivos y productos de cada programa y/o subprograma en cada ejercicio económico, siendo por lo tanto imperativo el fortalecimiento de esas relaciones, coadyuvando con la formulación e implementación de acciones estratégicas para la operacionalizacion de funciones y tareas correspondientes a la administración financiera y contratación administrativa durante el ejercicio económico presupuestario.

La programación financiera de la ejecución presupuestaria y la programación del plan de adquisiciones de bienes y servicios, precisan de esfuerzos continuos y permanentes donde la participación y colaboración de cada Unidad Financiera y Proveeduría Institucional deben llevar a las áreas programáticas a encontrar soluciones adecuadas a los problemas que se caracterizan por ser comunes y frecuentes en la ejecución presupuestaria y contratación administrativa, posicionando a las autoridades superiores a promover el desarrollo e intensificación de mecanismos alternativos de procesos administrativos que conduzcan a que la administración financiera presupuestaria para que sea realizable y factible, posicionándolos a la implementación de planes de trabajo eficientes y oportunos en cada ejercicio económico.

La definición y elaboración de manuales de procedimientos internos en cada órgano gestor, siendo estos más completos y específicos en cuanto a procesos, actividades y responsables, así como complementarios de los manuales de procedimientos generales del Sistema de Administración Financiera, coadyuvan a operacionalizar los procesos de administración presupuestaria y de contratación administrativa, posibilitando la efectividad del desarrollo de las áreas programáticas, apoyados en la planificación y evaluación, mismas que se constituyen dentro del proceso presupuestario como las menos exploradas y las que se debe focalizar más la atención, no significando que resulten irrealizables, toda vez que se trata de enfatizar que sin su realización, los esfuerzos de esas áreas resultarían incompletos e inútiles.

Para el éxito esperado de las áreas programáticas, se requiere el desarrollo de actividades formales que fortalezcan la planeación y el establecimiento de registros y controles que permitan anticiparse a las necesidades futuras, y prepararse para reaccionar oportunamente ante los cambios normativos y procedimentales que surjan en el contexto de la administración financiera, iniciándose con la formulación de estrategias básicas de funcionamiento que propicien el delineamiento de planes de trabajo en cada área programáticas con el apoyo y esfuerzo de sus respectivos funcionarios, sin apartarse de la congruencia que deben guardar con su respectiva estructura organizacional, impulsando jerarquizar y coordinar adecuadamente relaciones de trabajo con otras instancias adjetivas: Unidad de Planificación, Unidad Financiera, Proveeduría Institucional, Recursos Humanos, posibilitando la celeridad de los procesos y procedimientos durante cada ejercicio económico, toda vez que el sistema de administración financiera no implica únicamente la decisión de cambiar políticas, estrategias y sistemas, sino deberá lograrse a través de un mejoramiento y comportamiento de los procesos, procedimientos y participación en todos sus niveles, debiéndose concebir como un medio cuyo propósito es optimizar la administración de los recursos.

Las funciones y tareas que desarrollan los órganos gestores en línea con el sistema de administración financiera y en atención del principio de centralización normativa y desconcentración operativa que establece la Ley 8131 Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos y su Reglamento, se consideran no como un fin sino como un medio para la eficiencia y eficacia de las gestiones sustantivas encomendadas a esos órganos, razón por la que se debe considerar la obtención del apoyo de la Unidad de Planificación Institucional, para que a través de diagnósticos y estudios determinen factores que podrían  incidir  en el desarrollo de procesos sustantivos y administrativos, propiciando la optimización y mejoramiento de las relaciones de coordinación, información y comunicación, permitiendo y posibilitando adecuar los esfuerzos a la consecución de los objetivos y productos programáticos e institucionales.

3. Aspectos estratégicos a considerar por los órganos gestores de la administración financiera.

La retroalimentación y capacitación sobre los procesos y procedimientos del sistema de administración financiera, aunado a periodos y tiempos que los consumen, principalmente por el principio de anualidad, resalta la importancia del establecimiento de acciones estratégicas que coadyuven a contrarrestar el eventual surgimiento de factores críticos de éxitos en la gestión financiera, así como de revisar la delimitación del trabajo y responsabilidad de las áreas programáticas en función de las tareas de ejecución de los procesos de administración presupuestaria y contratación administrativa, siendo necesario revisar o diagnosticar la necesidad de capacitación sobre normativas, procedimientos, sistemas, programación financiera y elaboración delplan de compras, que contribuya con estas instancias en la consecución de sus objetivos y productos y en la adminstracion y utilización de los limitados recursos presupuestarios.

La presencia de una calendarización de actividades, aunado a los plazos en el ámbito interinstitucional derivados del marco normativo establecido por Ley de Administración Financiera de la República y  Presupuestos Públicos y su Reglamento, la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento y los procedimientos relacionados, contribuye en el ejercicio económico al cumplimiento de los procesos y procedimientos en las fechas establecidas, desde la presentación de la programación financiera de la ejecución presupuestaria, elaboración programa de adquisiciones hasta el cierre y apertura de los respectivos ejercicios económicos. 

Importante es el fortalecimiento de las capacidades de los funcionarios participantes en los procesos, considerando el conocimiento y aplicación que gira en torno a las normativas y procesos que rodean la administración financiera y contratación administrativa,  promoviendo con ello una mayor diligencia y celeridad en la aplicación de los procedimientos, uso de sistemas, desarrollo de relaciones de coordinación, información y comunicación con  las áreas adjetivas y sustantivas, entre otros elementos.

Considerar como acciones estratégicas la calendarización de las siguientes actividades en función de los procesos propios del Sistema de Administración Financiera, resaltando la relevancia de que en cada órgano gestor incorporen e integren en sus respectivos planes estratégicos y planes anuales operativos programáticos la calendarización y desarrollo de los procesos durante cada ejercicio económico, siendo indispensable continuar con la introducción, aplicación y fortalecimiento de técnicas de administración de personal, desarrollo humano y el mejoramiento constante de estas como un medio de alcanzar con eficiencia la realización de funciones y tareas en cada ejercicio económico, mismo que va del 01 de Enero al 31 de Diciembre.  

·         Planificación y programación de presupuestación

·         Formulación anteproyecto presupuesto Ministerio

·         Elaboración proyecto de presupuesto consolidado

·         Presentación proyecto Asamblea Legislativa

·         Discusión y Aprobación Asamblea Legislativa

·         Programación Ejecución Presupuestaria

·         Carga Ley Presupuesto en SIGAF

·         Liberación de cuotas para la Ejecución

·         Planificación bienes y servicios adquirir

·         Elaboración de Plan de Compras

·         Liquidación presupuesto del ejercicio anterior

·         Derivación Compromiso No Devengado

·         Carga Compromiso No Devengado (Arrastre)

·         Ejecución del Presupuesto del ejercicio: a partir mes de Enero

 

4. Procesos del Sistema de Administración Financiera. 

Dentro de los procesos correspondientes a cada uno de los subsistemas y sistema se tienen:

4.1 Procesos del subsistema presupuesto.

 Análisis y estudio de directrices y lineamientos 

·         Propuesta de lineamientos de políticas presupuestarias

·         Consejo de Gobierno revisa para aprobación publicación y comunicación

·         Revisión de Gaceta para conocer lineamientos de políticas presupuestarias

·         Elabora criterios del proceso de programación presupuestaria y evaluación

·         Asesora y orienta a Ministerios y Órganos Adscritos 

Estimación de ingresos 

·         Actualización variables macroeconómicas

·         Análisis de información presupuestaria actual y comparación con años anteriores

·         Preparación preliminar de ingresos y envío a Ministro para ajustes

·         Remite a Contraloría General de la República estimación de ingresos para análisis y certificación

·         Recepción de certificación de ingresos remitida por Contraloría General de la República

·         Propuesta de asignación de límites presupuestarios para formulación

·         Envío a Ministro de Hacienda para aprobación y comunicación a demás Ministros de Gobierno 

Asignación de techos presupuestarios 

·         Estudio sobre ejecución presupuestaria periodos anteriores

·         Presentación propuesta a Ministro de Hacienda sobre anteproyecto de formulación presupuestaria

·         Revisión, aprobación y comunicación a demás Ministros de Gobierno

Elaboración propuesta de Presupuesto 

·         Comunicación techos presupuestarios y lineamientos elaboración presupuestario a Ministros

·         Ministerios presentan Anteproyectos de Presupuesto al Ministerio de Hacienda

·         Discusión con Ministerios y determinar anteproyecto definitivo

·         Elaboración de Proyecto de Ley de Presupuesto del siguiente ejercicio

·         Ministro de Hacienda analiza y aprueba proyecto de Ley Presupuesto

·         Presentación proyecto de Ley Presupuesto a Presidente de la República y firma

·         Asamblea Legislativa recibe, discute y  aprueba Proyecto de Ley Presupuesto

·         Elaboración propuesta de Presupuesto Extraordinario

·         Establece lineamientos y fechas límites de solicitudes financiamientos adicionales

·         Reestimación de ingresos

·         Ingreso corriente    Si → Solicita certificación a Contraloría General de la Republica.

                                              No → Solicita certificación Contabilidad Nacional

·         Ministerios preparan y remiten anteproyecto Ley Modificación y Presupuesto extraordinario

·         Elaboración de Ley Presupuesto Extraordinario

·         Ministro de Hacienda analiza y aprueba proyecto de Ley Presupuesto

·         Presentación al Presidente de la República y firma

·         Asamblea Legislativa recibe, discute y  aprueba como Ley de la República

Carga de Ley Presupuesto Ordinario y Extraordinario 

·         Envío por Asamblea Legislativa en formato electrónico Ley Presupuesto Ordinario y Extraordinario.

·         Coordina y establece plan de trabajo con Contabilidad Nacional para carga de Ley en SIGAF.

·         Revisión información en Sistema de Formulación Presupuestaria y aplicar modificaciones si procede.

·         Preparación información obtenida en sistema de Formulación Presupuestaria para cargar en SIGAF.

·         Coordina con DGI y Contabilidad Nacional corrido interfaz para carga de Presupuesto.

·         Ministerio de Hacienda comunica a Instituciones para ejecución presupuestaria.

Carga de compromiso no devengado 

·         Se envía reporte a Ministerios para estudio y traslado de partidas

·         Prepara proyecto decreto de traslado

·         Ministerio de Hacienda aprueba y se envía a publicación.

·         Registra en SIGAF decreto publicado y se comunica a Contabilidad Nacional 

Asignación de cuotas programación financiera de la ejecución 

·         Propuesta lineamientos que regule asignación de cuotas para ejecución presupuestaria.

·         Remite propuesta a Tesorería Nacional para coordinación y aprobación.

·         Tesorería Nacional envía aprobación

·         Comunicación a Unidades financieras disposición para solicitudes de asignación de cuotas

·         Análisis y elaboración propuesta solicitudes asignación cuotas presupuestarias

·         Incluye asignación cuota a cada Ministerio y comunicación a Unidades Financieras.

·         Analizan y distribuyen cuota registrando en SIGAF montos de distribución Unidades Financieras.

·         Análisis y seguimiento de cuotas. 

Traslado de asignaciones presupuestarias 

·         Emite circular con lineamientos y fechas que permiten modificar el presupuesto

·         Ministros de Gobierno analiza, prepara y envía proyecto de traslado de partidas

·         Ministerio de Hacienda gestiona confecciona, autoriza publicación Decreto Ejecutivo.

·         Carga Decreto Ejecutivo publicado en SIGAF para su debida ejecución

·         Contraloría General de la Republica refrenda Decreto Ejecutivo 

4.2 Subsistema de tesorería 

Flujo de Caja 

·         Analizar información de recaudación

·         Evaluar gastos previsibles

·         Evaluar gastos de imprevistos

·         Evaluar riesgos cambiarios

·         Determinar flujo de caja

·         Determinar necesidad de endeudamiento

·         Programar flujo de caja actualizado

·         Emitir informe de flujo de caja

·         Realizar programación presupuestaria 

Pago de Proveedores 

·         Aplica retención judicial u otros

 No   →     Aplicar cesión de pago
                 Generar propuesta de pago según cuota asignada con tope automático
                 Se ordena el pago
 Si    →     Aplicar embargo al proveedor
                 Monto se debe retener sin enviar a juzgado                                                                                                                     ⇓   Si   →         Bloquear factura para pago
 
                                                  Factura bloqueada
                                                  Embargo efectuado
 
                               No  →        Crear cuenta por pagar a nombre del juzgado
                                                 Cargar facturas hasta completar saldo
                                                  Factura de proveedor con cambio para beneficiario
                                                  Embargo efectuado        

·         Analiza y aprueba cuotas presupuestarias

 

4.3 Sistema de contratación administrativa 

Proceso de Contratación Administrativa 

·         Crear plan anual de compras
·         Existe codificación 
               No     →          DGABCA incluye codificación (DGPN - DGABCA)
                                      DGABCA comunica solicitud inclusión (DGPN - DGABCA)
               Si      →          Envía a Imprenta Nacional para publicación referencial 
 
·         Inclusión en COMPRARED de Plan de Compras
·         Preparar concurso
·         Publicar, invitar según procedimiento y modalidad
·         Atender aclaración u objeciones
·         Recibir ofertas de proveedores
·         Modificación cartel
         Si       →       Publicar, invitar según procedimiento y modalidad 
                No      →      Recibir ofertas de proveedores
                                    Preselección de ofertas viables
                                    Selección de Proveedor (Análisis)
                                    Adjudicar contrato
                                    Recepción de recursos revocatoria, apelaciones 
 
·         Modificación adjudicación (CGR) 
          Si     →             Adjudicar contrato
          No    →             Adjudicar en firme (CGR)     
·         Elaborar contrato
·         Aprobar contrato (CGR) 
          No    →          Fin
          Si     →          Obtener garantía de cumplimiento 
 
·         Ejecutar contrato
·         Entrega de bienes o prestación de servicios
·         Verificar cantidad y calidad
·         Cumple con lo contratado 
          No   →            Rechaza entrega 
·         Ejecuta la garantía   
          Si    →             Aceptan Bienes o servicios 
·         Verifican condiciones de pago, formalidades legales   
·         Verificación de facturas
·         Cumple condiciones 
          No   →      Solicita corrección proveedor   
          Si    →       Ingreso de factura como cuenta por pagar 
 
·         Unidades Financieras solicitan a Proveeduría Institucional planificación y programación de compras
·         Prepara solicitud de gastos

 4.4 Subsistema contabilidad 

Registro diario de ingresos y otros 

·         Recibe estado de cuenta  de SINPE información general de recaudación y enteros a favor

·         Registra ingresos reportados en el SIGAF mediante asientos contables

·         Verifica registros de ingreso estén correctos de acuerdo 

              Están correctos   No      →           Aplica correcciones y ajustes contables
                                        Si       →           Preparación de Informe para Ministro de Hacienda      

Reintegro al Estado por sumas giradas indebidamente 

·         Recibe entero del Banco y se da ingreso

·         Registra asiento contable en SIGAF y aplica movimiento contable en Cuentas por Cobrar

·         Se envían enteros originales a la DGI para efectos de sistema de pagos y el SIGAF

·         DGI remite reporte y se verifica registro correcto de los enteros (DGI)

·         Están correctos?  No      →            Determinar inconsistencias 

Registro de ajustes contables  

                           Si     →     Verificación de: Variación tipo de cambio
                                                                   Cuentas por cobrar deuda renegociable LP
                                                                   Órdenes pago anuales
 
                                             Verificación de: Comisiones bancarias
                                                                      Registro deuda CCSS
                                                                      Ingreso en colocación
                                                                      Títulos Valores
 
      Verificación de: Pago bonos- cupones
                                Conciliación Ajuste de cada auxiliar con SIGAF
                                Caja Única del Estado
  •    Requiere ajuste contable   No         →       Visualiza saldos de fondos en SIGAF a través del SINPE

·        Verifica variación de saldos según documentación de Tesorería Nacional. 

·        Están correctos 

No     →          Realiza asientos de ajuste
Si      →           Analiza variación de saldos para incluir en análisis financiero
Si      →           Aplica ajuste contable SIGAF 

Creación y modificación de una cuenta mayor 

·         Analiza y verifica apertura o modificación

·         Procede apertura o modificación    No     →        Prepara comunicado denegado solicitud e indica motivos
                                        Si      →         Crea o modifica cuenta mayor en el SIGAF y en Plan Contable 
 
·         Verifica creación o modificación en SIGAF y comunica al solicitante. 

Compromiso no devengado 

·         Emite liquidación presupuestaria al cierre de ejercicio económico

·         Carga el compromiso no devengado del ejercicio anterior en créditos disponibles

·         Reporte de compromiso no devengado sin crédito disponible en presupuesto ejercicios anteriores

·         Carga compromisos no devengados de ejercicio anterior no registrado automáticamente En presupuesto ejercicio económico de año siguiente.

·         Comunica a Presupuesto Nacional y Ministerios de la carga 

Análisis y validación del registro de operaciones contables 

·         Visualiza asiento contables generados por el SIGAF

·         Verifica información registrada

·         Esta correcta           Si     →       Pasa al Sistema de Contratación Administrativa
No    →       Gestiona corrección y/o aplica asiento de ajustes. 

Conciliación de saldos de cuentas Patrimonial con presupuestaria 

·         Extrae montos devengados de presupuesto de Egresos y montos registrados en contabilidad Patrimonial

·         Análisis información y determina movimientos devengados que no están registrados patrimonio o viceversa

·         Inconsistencias registradas 

  Si         →       Detalla y analiza motivos de diferencia y solicita aplicación  de ajustes contables. 

·         Registro Contable registra los ajustes contables correspondientes 


      No       →       Emite fechas de corte para cierre mensual o anual 

·         Verificación registros contables de ejecución presupuestaria

·         Existen errores    Si        →        Gestiona corrección y aplican ajustes contables y notas abono y cargo                                                                No       →       Ordena cierres mensuales o anuales 

·         Emite cuadros y envía a instituciones involucradas           

 Emisión de estados financieros mensual o anual 

·         Emite balance de comprobación, concilia cuentas y depura cuentas de mayor

·         Existen inconsistencias 

Si         →     Aplica ajustes contables
No        →     Emite reportes y Estados Financieros
 

·         Elabora cuadros resúmenes de la liquidación

·         Remite documento final al Despacho Ministro y Contraloría General de la República. 

 

4.5 Subsistema de crédito público. 

Gestión de deuda. 

·         Política de endeudamiento y reducción de la deuda pública tanto interna como externa mediano y largo plazo.